Te weinig of te veel licenties
Voordat we ingaan op het beheer zelf, moeten we eerst een andere belangrijke vraag beantwoorden: wat is erger – te weinig licenties of juist te veel?
Bij een tekort aan licenties – of anders gezegd: te veel of onjuist gebruik – heeft de softwarefabrikant daar doorgaans een duidelijke mening over. Het mag niet, en een tekort kan leiden tot een gedwongen aankoop tegen ongunstige voorwaarden, vaak tegen een hogere prijs. Dit resulteert in onverwachte kosten en mogelijk ook juridische consequenties.
Een overschot aan licenties is echter minstens zo problematisch. Dit zijn vaak verborgen, doorlopende kosten die volledig onnodig zijn. Ze belasten het IT budget en zorgen ervoor dat er minder financiële ruimte overblijft voor productontwikkeling, klantenservice of opleidingen.
In beide gevallen geldt: het is onnodig én risicovol. Grip en controle op softwaregebruik en -kosten zijn daarom cruciaal.
IT Asset Management
Het geheel aan maatregelen waarmee organisaties grip en controle krijgen op hun digitale omgeving noemen we IT Asset Management (ITAM). Hiervoor bestaat zelfs een internationale norm: ISO/IEC 19770-1:2017 – Information Technology – IT Asset Management.
Een belangrijk uitgangspunt daarbij is: je kunt niets verbeteren wat je niet kent. En je kent het alleen als je meet. Meten is weten, en weten creëert kansen.
Zelf doen
Natuurlijk kunnen organisaties Software Asset Management volledig in eigen beheer uitvoeren. Vaak zijn er al diverse tools beschikbaar die (delen van) de IT omgeving in kaart brengen. In de praktijk blijkt die informatie echter verspreid, onvolledig of niet actueel.
Daar komt bij dat het beheer vaak ‘erbij’ wordt gedaan door iemand voor wie dit geen primaire taak is. Tijdsgebrek leidt vervolgens tot beslissingen op basis van onjuiste of verkeerd geïnterpreteerde data. Bovendien is het bijhouden van licentiekennis op zichzelf al een uitdaging in een snel veranderende IT markt. En wanneer er dan een audit aankomt, ontstaat er vaak paniek.
Investeren in een SAM tool
Kiest een organisatie ervoor te investeren in een SAM tool, zoals Flexera, Snow, ServiceNow of Octopus Cloud, dan beschikt zij over professioneel gereedschap om gestructureerder te werken. Zo’n tool biedt doorgaans een volledige inventarisatie, maakt het mogelijk contracten vast te leggen en levert rapportages op basis van de actuele licentiepositie.
Vanuit die informatie kunnen slimme keuzes worden gemaakt. We benadrukken bewust het woord ‘kunnen’, want succes hangt volledig af van beschikbare tijd en kennis. Het onderhouden van licentiekennis is complex en tijdrovend. Daarnaast is vaak aanvullende training en soms zelfs certificering nodig om het maximale uit het gereedschap te halen.
Managed IT Asset Management
Een volledig beheerde IT Asset Management dienst lijkt op het eerste gezicht misschien niet nodig. Veel gehoorde argumenten zijn: “We weten het zelf wel”, “We hebben goede scripts” of “We hebben de licentiekennis in huis”. Los van het feit dat deze uitspraken vaak kloppen, blijkt de combinatie van álles tegelijkertijd in de praktijk moeilijk vol te houden.
Bij een managed ITAM dienst fungeert de leverancier niet alleen als uitvoerende partij, maar ook als vraagbaak. Kennis én tijd worden structureel ingezet om periodiek KPI gebaseerde, overzichtelijke informatie te leveren. Informatie waarop weloverwogen beslissingen kunnen worden genomen. Het is daarmee geen eenvoudige dienstverlenging, maar een nauwe samenwerking waarbij ITAM als verlengstuk van de organisatie wordt ingericht.
Het zal geen verrassing zijn dat wij als Quexcel – leverancier van een dergelijke volledig beheerde IT Asset Management dienst – hier een groot voorstander van zijn. In de onderstaande tabel vergelijken we de belangrijkste kenmerken van de drie opties: zelf doen, investeren in gereedschap of het inschakelen van een specialist.
Nieuwsgierig geworden naar wat het beste is voor jouw organisatie? Neem dan gerust contact met ons op voor een gesprek over IT Asset Management.
