U heeft grote kans dat u als ondernemer of bestuurder van een (zorg)instelling van middelgrote omvang een brief van Microsoft ontvangt (zie afbeelding voor een voorbeeld). In deze brief verzoekt het Software Asset Management team van Microsoft u mee te werken aan het SAM inventarisatieprogramma en daarvoor de “Microsoft Deployment Summary excelsheet” in te vullen. Voor veel ontvangers roept deze brief vraagtekens op. Wij geven u onderstaand de antwoorden op de meest gestelde vragen.
Wat houdt het SAM inventarisatieprogramma van Microsoft in?
Net als veel andere softwarefabrikanten controleert Microsoft haar klanten periodiek op het juist gebruik van software en de bijbehorende licenties. Het inventarisatieprogramma is daar een onderdeel van. De reden dat softwarefabrikanten dit doen is eenvoudig; software valt onder de auteurswet. Het niet voldoen aan de voorwaarden van het gebruik of bij het niet voldoende hebben van de juiste softwarelicenties is dat een misdrijf. Met het SAM inventarisatieprogramma helpt Microsoft u voorkomen dat u bij een audit of een controle van de BSA mogelijk een hoge boete krijgt.
Ben ik verplicht mee te werken?
Ja. De verplichting om aan verzoeken tot controle van Microsoft mee te werken is opgenomen in de contractvoorwaarden. Met deze contractvoorwaarden bent u akkoord gegaan bij het aangaan van de licentieovereenkomst (kleine lettertjes).
Wat gebeurt er als ik niets doe?
Wanneer u niet reageert op de brief en eventueel opvolgende e-mails zal Microsoft uw gegevens doorgeven aan de in Nederland aangewezen instantie voor controle op juist softwaregebruik: de Business Software Alliance (BSA). Belangrijk om te weten, dan is het geen ‘vrijwillig’ traject meer. De BSA kan bij u een onaangekondigde audit uitvoeren en eventueel door de BSA geconstateerde overtredingen – zoals tekorten of het onjuist gebruik van software onder licentievoorwaarden – leiden direct tot een boete.
Wat is de “Deployment Summary”?
De Deployment Summary (vrij vertaald: het overzicht van uitrol van software) is de naam van een Excel bestand. In dit Excel overzicht gaat u invullen welke Microsoft software u in gebruik heeft, de zogenaamde ‘installatiegegevens’. De ingevulde ‘Deployment Summary excelsheet’ stuurt u vervolgens per e-mail naar uw contactpersoon bij Microsoft (de gegevens staan in de brief).
Waarom is alles in het Engels?
De voertaal van Microsoft is Engels. Toegegeven, het zou netter zijn wanneer Microsoft met u alle communicatie in het Nederlands voert. Echter …. de licentiespecialisten van Microsoft die de analyse op uw software uitvoeren zijn gegroepeerd in internationale teams. Om die reden is alles in het Engels, dit bespoedigt het proces.
Ik krijg een LOP terug, wat is dat?
De ‘LOP’, of License Ownership Position is een overzicht dat u van Microsoft na het indienen en de analyse van uw Deployment Summary terug krijgt. In dit overzicht staat opgenomen welke software in welke editie u in welke hoeveelheden u in gebruik heeft (overgenomen vanuit de door u opgeven aantallen). Daarnaast staat er in de LOP wat Microsoft aan gegevens over uw licenties in hun databases heeft. Daarnaast zijn eventueel door u opgegeven retail pakketten en OEM software opgenomen. In de LOP ziet u de verwerking van alle gegevens en of u voor uw software voldoende licenties bezit.
Microsoft stelt allemaal ingewikkelde vragen, wat nu?
In de LOP staan een aantal gele vlakken opgenomen met voorafgaand vragen van Microsoft. Dit betekent dat Microsoft meer informatie van u nodig heeft om tot een juiste analyse te komen. Vul uw antwoorden, bij voorkeur in het Engels, in de gele vlakken in en stuur de LOP terug naar Microsoft. Komt u er niet uit? Neem dan even contact met ons op
Nu vraagt Microsoft om een ‘Fysical and Virtual Breakdown’ overzicht, wat is dat?
Server virtualisatie is vandaag de dag gebruikelijk. Wat Microsoft aan u vraagt is om in dit Excel overzicht in te vullen hoeveel fysieke servers (inclusief uw virtualisatie hosts) u heeft en welke virtuele servers met welk besturingssysteem in gebruik zijn per fysieke host. Met dit overzicht kan Microsoft controleren of u voldoende Windows Server licenties bezit voor de door u in gebruik zijnde servers. Moeite met invullen? Vraag hulp van de specialisten.
Final LOP en ik kom tekort, wat moet ik doen?
Nadat de diverse versies van de LOP tussen u en Microsoft over en weer zijn gegaan volgt een ‘Final LOP’. Daarin staan de definitieve conclusies uit het onderzoek. Zijn er ‘shortfalls’ geconstateerd, dan zult u die licenties aan moeten schaffen. Pas nadat die laatste aanschaf is verwerkt wordt het traject door Microsoft afgesloten.
Hoe vaak moet ik dit doen?
Elke organisatie met een volumelicentiecontract en met aantallen werkplekken tot en met 250 stuks is elke 2 tot 4 jaar aan de beurt om aan een inventarisatie mee te werken.
Ik kom er zelf niet uit, wat kan ik doen?
Wij kunnen ons voorstellen dat wanneer softwarelicenties niet uw dagelijks werk is dit inventarisatieprogramma ingewikkeld is. Bovendien vereist het goed invullen van de Deployment Summary goed inzicht in licenties en gebruik van software. Wanneer het voor u te ingewikkeld is of u wilt eenvoudig de beslommering niet, dan schakelt u de licentiespecialisten van Quexcel in. Wij hebben aantrekkelijk geprijsde pakketten (al vanaf € 999) speciaal voor dit inventarisatieprogramma, om u de zorgen uit handen te nemen. Bovendien weet u wanneer u de specialisten van Quexcel inschakelt dat wij voor u werken en daarmee het maximale voor u realiseren. Meer weten? Neem dan contact met ons op.