Menu

Heeft een robot een softwarelicentie nodig?

Zoals altijd is het antwoord op een licentievraag: “Dat hangt ervan af”. Diverse factoren – waar we verderop uitgebreid ingaan – bepalen of een softwarelicentie nodig. Voor welke producten en cloud diensten en wat voor type licentie of abonnement het dan moet zijn.

Leestijd: 10 – 12 minuten

Wat is een robot?
Voordat we de vraag kunnen beantwoorde of een robot een softwarelicentie nodig heeft moeten we eerst bepalen wat een robot is. Want het is overduidelijk geen persoon (een gebruiker). Wanneer we diverse definities bekijken komen we deze op Wikipedia tegen: ‘Een robot is een virtuele of mechanische kunstmatige intelligentie vertegenwoordiger, meestal een elektromechanische machine’, en meer specifiek voor computer technologie toepassingen: ‘… een geautomatiseerd computerprogramma dat taken uitvoert …’.
De eerste – een robot die er min of meer uitziet als een mens – maakt softwarelicenties niet gecompliceerder. Als het zich gedraagt als een mens, behandel het dan als een mens. Met andere woorden, wanneer u licenties per gebruiker zou toepassen voor personen, doe dat dan ook voor dit type robot (en we voeren de juridische discussie later wel). De meer interessante robot is de tweede versie, ook wel bekend als ‘bot’ of toepassing voor ‘robotic process automation’ (geautomatiseerde procesverwerking), ‘RPA’.

Robotic Process Automation
Bij Robotic Process Automation is er een computerprogramma dat specifiek ontworpen is om binnen een geautomatiseerd- of computersysteem herhalende taken uit te voeren. Meestal vervangende deze herhalende taken interacties van medewerkers zodat die medewerkers minder saai werk hebben. Maar wat nu als zo’n taak – als voorbeeld – (een deel van) Microsoft Office applicaties zou aanroepen of activeren? Hoe zit het dan met licenties?

Microsoft licentie definitie
Eerst terug naar de definities. De definities rondom Microsoft softwarelicenties kunt u op diverse plekken vinden. Om te beginnen in het contract dat u als klant heeft afgesloten met Microsoft als de houder van het auteursrecht. Daarna en daarnaast zijn er de definities in de gebruiksvoorwaarden en productvoorwaarden (Product Terms) wanneer het Microsoft Volumelicenties betreft. Wij hebben op beide plekken gekeken en vinden nergens definities over robots of bots.
Maar, in de April 2020 editie van de Voorwaarden voor Online Diensten (Online Services Terms) hebben we in de tekst definities gevonden (pagina 26):

“Robotic Process Automation”, ook wel “RPA” of “bots” genoemd, betekent een toepassing of een set van toepassingen die wordt gebruikt om gegevens vast te leggen en toepassingen te bewerken om herhalende taken uit te voeren. Bots werken voor elk UI element van Windows 10 binnen een OSE en/of werken in elke Office toepassing in een OSE.
En verder:
“Onbeheerde bot” – Elke bot die niet strikt voldoet aan de definitie van “beheerde bot”, wordt beschouwd als een “Onbeheerde bot.”
“Beheerde bot”- Een beheerde bot helpt een persoon om automatisering uit te voeren op zijn of haar lokale en/of externe werkstations. Deze werkt tegelijk met de persoon op dezelfde werkstation(s) om herhalende taken uit te voeren en wordt geactiveerd door expliciete acties van de persoon.

Wat uitleg van de gebruikte afkortingen:
UI is de User Interface, ofwel de gebruikersinterface
OSE is Operating System Environment, het besturingssysteem.

Klassieke office
Terug naar robots die Office applicaties gebruiken. Wanneer bedrijven de klassieke Office gebruiken, zoals Office Professional Plus 2019, zijn er geen complicaties te verwachten. Deze licentie voor deze software gaat op een ‘per apparaat’ basis. Met andere woorden, koop een Office Professional Plus licentie, wijs deze licentie toe aan het apparaat (dus de computer) en installeer de software. Alle acties, door een persoon of een robot gestart, op dat gelicentieerde apparaat die (delen van) Office Professional Plus 2019 gebruiken zijn toegestaan.

Moderne Office
Moderne Office Apps worden met een abonnement per gebruiker van een licentie voorzien, de zogenaamde User Subscription License of USL. Denk aan de Microsoft 365 Apps for Enterprise (voorheen bekend als Office365 ProPlus). Het is Word, Excel, PowerPoint en andere Office Apps zoals u die kent, maar met een licentie per gebruiker.
Wanneer een gebruiker (een persoon) een Microsoft 365 Apps for Enterprise abonnement heeft toegewezen gekregen, kan deze gebruiker de applicaties gebruiken. Dus als de gebruiker het geïnstalleerde Word 365 opstart, als voorbeeld, is dat toegestaan.
Maar wat nu als een bot delen van Excel 365 gebruikt voor het uitvoeren van een geautomatiseerd proces … een bot is geen gebruiker. Een gebruiker is volgens de definities een natuurlijk persoon (dus met armen, benen en een hoofd). Wanneer we het zo bekijken dat zorgt de bot die Excel 365 gebruikt voor een overtreding van de auteurswet.

Windows Desktop besturingssysteem
We keken naar Office, maar de Office Apps uit een Office 365 E3 abonnement zijn geïnstalleerd op een Windows voor de desktop besturingssysteem. Dus hoe zit het met een Windows 10 licentie voor de bot? Dat hangt ervan af (uiteraard …). Wanneer de Windows 10 licenties is gekocht als een licentie per apparaat (per device), dan hoeft er niets te gebeuren (zie hierboven de paragraaf over klassieke Office). Maar wanneer de Windows 10 installatie onderdeel is van een ‘per gebruiker’ abonnement, zoals Windows 10 E3, dan is er een andere licentieoplossing nodig.

Softwarelicenties ‘speciaal’
Om het groeiend aantal klanten dat robots en bots voor hun bedrijfsprocessen gebruikt te helpen heeft Microsoft speciale softwarelicenties geïntroduceerd; licenties speciaal. En wij denken dat dit pas het begin is:

  • Microsoft 3656 E3 / A3 Onbeheerde licentie (‘unattended license’)
  • Power Automate per gebruiker met RPA plan voor ‘beheerd’
  • Power Automate RPA add-on voor ‘onbeheerd’

Microsoft stelt wel voorwaarden en beperkingen aan de gebruiksrechten voor licenties voor onbeheerde toepassingen:

  • De onbeheerde bot moet geïnstalleerd zijn op, of werken op hardware die is bestemd voor gebruik door de klant (dus niet op gedeelde hardware in het datacentrum van een derde partij), of voor gebruik met Windows Virtual Desktop in Azure
  • Elke licentie staat gebruik van Microsoft 365 E3 / A3 in één fysieke of één virtuele besturingssysteemomgeving toe
  • De reguliere voorwaarden voor het opnieuw toewijzen van licenties zijn van toepassing (zie de Productvoorwaarden)
  • Multiplexing is niet toegestaan, wat betekent dat onbeheerde bots geen activiteiten of werkstromen mogen creëren of repliceren namens een gebruiker of apparaat zonder licentie

Over het laatste punt; een computer die wordt gebruikt door een gebruiker én die een actieve onbeheerde bot heeft draaien voor het uitvoeren van geautomatiseerde taken, vereist twee licenties. Een daarvan is de reguliere User Subscription License voor de gebruiker, de andere is de ‘speciale’ licenties voor onbeheerd gebruik.

Server toegang
Laten we de desktop even rusten en kijken we naar de IT Infrastructuur. De meeste Microsoft serverproducten vereisen een zowel een licentie voor de serversoftware als voor toegang tot de server (de zogenaamde toegangslicenties, Client Access Licenses). Wat moeten we aan licenties hebben wanneer een beheerde of een onbeheerde bot – als voorbeeld – een Excel 365 bestand op een netwerkserver activeert? Voor Excel 365 is dit hetzelfde als voor de desktop computer. Met andere woorden, een Microsoft 365 E3 Unattended licentie is voldoende.
Maar dan, hoe zit het met de Windows Server Client Access licentie en de Remote Desktop Server Client Access licentie (RDS CAL)? Beiden zijn beschikbaar als een licentie per apparaat of als een licentie per gebruiker. Wanneer de organisatie een CAL licentie per apparaat heeft toegewezen aan de computer vanaf waar de bot de server benaderd, is er niets aan de hand. Maar wanneer de organisatie CAL licenties per gebruiker aan de gebruiker van computersystemen toe heeft gewezen, dan is er een probleem. We hebben eerder bepaalt dat een bot geen gebruiker is. In dit geval, wanneer een bot zo’n actie teweegbrengt, betekent dit wederom een schending van de gebruiksvoorwaarden en overtreding van de auteurswet. Aan de andere kant, Microsoft biedt nog geen passende licenties voor zo’n scenario, zoals een Windows Server CAL ‘Onbeheerd’ (‘Unattended’). Of moet in zo’n geval de klant zowel de CAL licenties per gebruiker afnemen voor de gebruikers en de CAL licentie per apparaat voor de bot’s?

Dit is pas het begin
Met ‘het hangt ervan af’ als antwoord op de initiële vraag of een robot een softwarelicentie nodig heeft staan we pas aan het begin van licenties voor geautomatiseerde toepassingen. Want (als voorbeeld), heeft u een licentie per apparaat of per gebruiker nodig wanneer een inbreker (en dat is een persoon) via een CCTV camera een opname via een applicatie op een Windows Server in gang zet? Wat voor type softwarelicentie heeft u nodig wanneer de ‘autopilot’ in vliegtuig of auto ‘beslist’ om een database met kaarten te raadplegen? Wat voor licentie heeft u nodig wanneer het resultaat van een zelflerend mechanisme (machine learning) een wijziging in een PowerBI dashboard activeert?
Wij nemen zomaar aan dat u nog veel meer scenario’s kunt bedenken. En niet voor alles is nu al een oplossing. Wat we wel weten is dat licenties voor Robotic Process Automation (RPA) u en ons de komende jaren nog veel bezig zullen houden.
Wilt u graag uw scenario bespreken of zoekt u naar een goede licentieoplossing, neem dan contact op met een van onze licentie-experts.

Aanmelden nieuwsbrief
U moet javascript aan hebben staan om dit formulier te kunnen versturen.