Microsoft heeft enkele clouddiensten, als losstaand abonnement of als onderdeel van Office 365 of Microsoft 365, die met een zeker risico komen. Wanneer een klant een abonnement neemt op zo’n dienst, dan komt de functionaliteit beschikbaar voor alle gebruikers in de omgeving (‘tenant’).
Licenties voor cloud
In het algemeen heeft een gebruiker van een Microsoft cloud dienst een User Subscription License (USL), ook wel abonnement nodig. Normaal neemt een klant een abonnement op de dienst, wijst het abonnement toe aan een gebruiker en die gebruiker kan aansluitend de dienst gebruiken.
Met tenant-level diensten werkt dat iets anders. Laten we Azure Information Protection als voorbeeld nemen. Wanneer een organisatie besluit dat 25 van haar 200 medewerkers die functionaliteit nodig heeft dan nemen zij 25 abonnement op Azure Information Protection. Echter … bij gebruik van Azure Information Protection komt de functionaliteit binnen de omgeving automatisch beschikbaar op het ‘tenant’ niveau en dus voor alle gebruikers.
Het risico
Organisaties hebben alleen abonnementen nodig voor haar medewerkers die voordeel hebben van de dienst. Maar wanneer gebruikers nieuwe mogelijkheden ontdekken en ‘technisch’ in staat zijn om zo’n onderdeel te activeren, dan heeft een organisatie al snel veel meer gebruikers dan abonnementen.
Wanneer Microsoft een controle op naleving uitvoert kan dit meerverbruik leiden tot grote juridische en financiële consequenties.
Ontdekken
Hoe weet u nu hoeveel van uw medewerkers een dienst gebruiken of daar voordeel van hebben? En hoe verhoudt zich dat tot uw aantal abonnementen? Software Asset Management (SAM) is daarvoor de oplossin. Binnen een SAM dienst is het ontdekken en in kaart brengen van technologie, software licenties en cloud abonnementen. SAM geeft u een op data gebaseerd diepgaand inzicht in cloud gebruik, inclusief deze tenant-level diensten. Daarmee heeft u als organisatie de mogelijkheid om tijdig passende maatregelen te nemen.
Voorkomen
Voorkomen is beter dan genezen. Het voorkomen van meerverbruik is altijd een prima uitgangspunt. Microsoft heeft een Microsoft 365 Tenant-Level Services Licensing Guide samengesteld met praktische tips om beschikbaarheid van diensten aan gebruikers zonder abonnement te voorkomen. Maar let op, dit is niet – technisch – mogelijk voor alle tenant-level diensten. Voor die diensten waar dat niet mogelijk is zult u zelf organisatorische maatregelen moeten nemen en procedures opstellen. Beiden zijn onderdeel van een Software Asset Management dienst.
Meer informatie
Wilt u meer weten over tenant-level cloud diensten en hoe compliance risico’s te voorkomen? Wilt u weten hoe een Software Asset Management dienst u daarbij kan helpen? Wij helpen u graag, neem vandaag nog contact met ons op.