De nieuwe Microsoft Customer Agreement (Microsoft klantovereenkomst) is de nieuwe overeenkomst tussen klanten en Microsoft met daarin de voorwaarden voor gebruik van clouddiensten en softwarelicenties. De Microsoft Customer Agreement vervangt de Microsoft Cloud Agreement, die binnen het Cloud Solution Provider (CSP) programma op 31 januari 2020 verdwijnt. Er is een deadline en hier staan de belangrijkste zaken die u moet weten.
Leestijd: 10 minuten
Enige haast
Er is veel communicatie rondom de Microsoft Customer Agreement (MCA, beschikbaar vanaf 1 oktober 2019), tegelijk horen wij veel klachten dat sommige Microsoft Cloud Partners hun klanten pas recent geïnformeerd hebben. Wij ontvangen tientallen vragen over de tijdsdruk. Wij weten natuurlijk niet hoe (sommige) Microsoft partners communiceren met hun klanten en met welk tijdpad, maar wij weten wel dat 31 januari 2020 de harde deadline is. Elke klant die niet voor of op 31 januari 2020 de MCA heeft geaccepteerd kan na die datum geen cloud abonnementen meer afnemen.
Tekenen
U kunt de Microsoft Cloud Agreement niet online accepteren. Als cloud gebruiker moet u akkoord gaan met de voorwaarden via uw Microsoft partner (Hulp of advies nodig? Neem dan contact met ons op). De Microsoft partner is verantwoordelijk voor het verzamelen van de handtekeningen. Het is belangrijk te weten dat een tekenbevoegde persoon van uw organisatie akkoord moet gaan en voor akkoord moet tekenen, het is een officieel en juridisch document. Zorg er daarom voor dat de juiste persoon voor akkoord tekent.
Goed om te weten
Er blijkt niet heel veel verschil tussen de Microsoft Cloud Agreement en de ‘nieuwe’ Microsoft Customer Agreement. Dit geschreven hebbende, er zijn een aantal belangrijke zaken die u zich moet realiseren. Wij presenteren u de meest belangrijke zaken hieronder.
Gelieerde organisaties
Als klant is het u toegestaan om de Microsoft Customer Agreement voor akkoord te tekenen voor uw organisatie en elke gelieerde organisatie (zogenaamde ‘affiliate’). Een gelieerde organisatie is een organisatie die verbonden is aan uw organisatie. Meestal een nevenvestiging, zusterbedrijf of holdingmaatschappij waarvan uw organisatie minimaal 50,1% aandeel heeft of zeggenschap over heeft. Hoewel u mag accepteren namens uw gelieerde organisaties is het de organisatie die getekend heeft die verantwoordelijk en aansprakelijk is voor die gelieerde ondernemingen.
Controle op naleving
In de overeenkomst staat een hoofdstuk over de controle op naleving waar u kunt lezen dat u verplicht bent aan zo’n controle mee te werken. Tevens staan er de consequenties wanneer u bewezen niet voldoet aan de voorwaarden. In het geval dat uw ongelicenseerde gebruik van meer dan 5% is van uw totale verbruik moet u als klant de kosten van de controle / audit betalen en moet u voldoende licenties aanschaffen of abonnementen afnemen om het tekort op te lossen. Dat zal dan gebeuren tegen 125% van de dan geldende adviesprijs (dus geen kortingen). Verder – en dat is belangrijk om controle op naleving mogelijk te maken – bent u verplicht een kloppende administratie bij te houden van licenties, abonnementen en de toewijzingen van die licenties en abonnementen.
Privacy
Omdat de overeenkomst gaat over Microsoft cloud abonnementen is er een technische noodzaak om persoonlijke informatie vast te leggen en te verwerken (denk aan gebruikersnaam of account waaraan een Office 365 abonnement is toegewezen). In de overeenkomst staat dat persoonlijke informatie ‘mag’ worden overgedragen aan en verwerkt worden door Microsoft in de Verenigde Staten (voor landen binnen de EU wordt alle data in eerste instantie binnen de EU opgeslagen en verwerkt). In het hoofdstuk staat ook dat Microsoft voldoet aan de EU privacy wetgeving: Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).
Garantie
Garantie op de clouddiensten is overeenkomstig dat wat is vastgelegd in de Service Level Agreement (SLA) van de betreffende dienst. Voor alle overige producten is de garantie beperkt tot een jaar (12 maanden) nadat u als klant een licentie heeft afgenomen en alleen voor producten die ‘dan actueel zijn’ op dat moment (dus geen oude versies).
Aansprakelijkheid
Wederzijdse aansprakelijkheid is beperkt tot de aanschafprijs van het product. Voor online diensten is dat 12 keer de maandprijs en voor overige producten de licentieprijs. Deze beperkte aansprakelijkheid geldt niet voor schending van de geheimhoudingsplicht en inbreuk op het auteursrecht.
Partner
Als klant mag u een geautoriseerde Microsoft Cloud Solutions Provider partner vragen u te helpen en namens u bestellingen bij Microsoft te plaatsen. Wanneer een partner is geselecteerd, mag u als klant deze partner beheerrechten geven op uw (cloud) omgeving en de partner is tevens verantwoordelijk voor de ondersteuning. Het is dus belangrijk zorgvuldig te zijn bij het kiezen van een partner (leverancier).
Betaling
Wanneer u een partner heeft geselecteerd dan met u betalingen verrichten aan die partner. Koopt u rechtstreeks bij Microsoft in dan is het goed om te weten dat uw betaaltermijn 30 dagen netto na factuurdatum is. Bent u te laat met betalen met 15 dagen of meer, dan heeft Microsoft het recht om een 2% toeslag over het totaal openstaande bedrag per maand op te leggen.
Duur
De Microsoft Cloud Agreement is een zogenaamde ‘evergreen’ overeenkomst zonder einddatum. Echter, beide partijen hebben het recht om de overeenkomst zonder opgaaf van reden op te zeggen met inachtneming van een opzegtermijn van 60 dagen. Tegelijk is het Microsoft toegestaan om aanpassingen aan de MCA aan te brengen en uw akkoord te vragen voordat nieuwe orders verwerkt mogen worden.
Volgorde van geldigheid
De Microsoft Customer Agreement prevaleert (‘gaat boven’) alle tegenstrijdige artikelen in andere overeenkomsten, met uitzondering van de gebruiksvoorwaarden voor toepasselijke producten (lees: de Productvoorwaarden en Voorwaarden voor online diensten). Meer specifiek staat nog geschreven dat de Voorwaarden voor online diensten prevaleren boven de Productvoorwaarden.
Zorgvuldig lezen
Wij gaven u enkel de hoogtepunten in – meer of mindere – klare taal. We adviseren u met klem dat u de Microsoft Customer Agreement (ook beschikbaar in het Nederlands) zorgvuldig leest voordat u door ondertekening akkoord gaat met de inhoud.
Niets gehoord van uw partner?
Heeft u geen communicatie ontvangen van Microsoft Cloud Partner of een verzoek om akkoord te gaan met de voorwaarden van de Microsoft Customer Agreement? Dan loopt een risico. Uw clouddiensten kunnen onderbroken worden na 31 januari 2020. Neem voor hulp alstublieft contact met ons op. Heeft u verder nog vragen of heeft u advies nodig over uw softwarelicentie of cloud abonnement contracten? Laat een van onze licentie- en cloud experts u helpen.
Links
Microsoft Customer Agreement (verschillende talen)
Productvoorwaarden en Voorwaarden voor online diensten
Service Level Agreements voor online diensten