Het maken van zakelijke Apps voor je organisatie met Microsoft Apps en werkstromen met Microsoft Flow heeft het afgelopen jaar een grote vlucht genomen. Omdat de licentieregels redelijk complex zijn en nieuwe functionaliteiten aanstaande zijn heeft Microsoft de licentieregels behoorlijk gewijzigd. Wij geven u een overzicht van de belangrijkste wijzigingen per 1 oktober 2019.
De informatie in dit artikel is bedoeld voor uw voorbereiding op de komende wijzigingen, gebaseerd op officiële Microsoft publicaties maar niet gestoeld op enige onderliggende juridische licentiedocumenten omdat die er nog niet zijn. Raadpleeg altijd de officiële Microsoft licentiedocumenten voordat u belangrijke beslissingen neemt.
Office365
Zowel Microsoft PowerApps als Microsoft Flow zijn onderdelen van de meest gangbare Office 365 abonnementen. Daarmee kunnen medewerkers van een organisatie met een kwalificerend Office365 abonnement (User Subscription License, USL), binnen bepaalde grenzen PowerApps en Flow gebruiken. Alle Apps die zij bouwen en werkstromen die zij ontwerpen moeten gekoppeld zijn aan de Office 365 omgeving van de organisatie en bedoeld voor gebruik samen met de organisatieprocessen. Dat zal niet veranderen. Maar enkele belangrijke gerelateerde functies gaan wel wijzigen:
- PowerApps en Flow hebben toegang tot zogenaamde ‘connectors’ (interfaces) voor het verzamelen van data of voor de integratie met andere clouddiensten. Sommige van de Standaard connectors worden omgezet naar Premium connectors (onder andere SQL, Azure en Dynamics365) en mogen allen gemaakt en uitgevoerd worden door gebruikers met een toegewezen ‘Premium’ licentie (niet stsandaard binnen Office365)
- Het is niet langer nodig om een afzonderlijk abonnement te hebben voor het maken en beheren van werkstromen en Apps
- Er zijn niet langer grenzen aan het aantal werkstromen (Flows) dat bij een abonnement gemaakt kan worden, maar wel een limiet op het aantal API aanroepingen die Flow initieert. De limiet wordt 2.000 API aanroepingen per gebruiker per dag (voor zowel PowerApps als Flow samen)
Nieuwe PowerApps abonnementen
Voor organisaties die een afzonderlijk PowerApps abonnement nodig hebben worden de licenties eenvoudiger. In andere woorden, er is een keuze. Of u kiest voor een licentie per App, of voor een licentie per gebruiker met een ongelimiteerd aantal Apps. Organisaties die willen starten met PowerApps maar niet zeker weten of zij dit voor de hele organisatie willen inzetten hoeven niet de gehele omgeving van een abonnement te voorzien. Dat maakt laag instappen aantrekkelijk. Dit nieuwe abonnement, beschikbaar per 1 oktober 2019, is een licentie ‘per gebruiker per App’ met een prijs van USD 10 per maand.
Organisaties die gebruikers van een licentie willen voorzien voor het maken en beheren van een ongelimiteerd aantal Apps kiezen het best het nieuwe ‘per gebruiker’ abonnement met een prijs van USD 40 per gebruiker per maand.
Voor PowerApp Portals zijn er twee abonnementen. Wanneer de externe gebruiker (dus iemand die niet bij uw organisatie hoort) van het portaal bekend is, dan kost het abonnement USD 200 per maand voor 100 aanmeldingen op het portaal. Wanneer u de gebruikers niet kent, zij dus anoniem zijn, dan belast Microsoft u USD 100 voor 100.000 pagina aanroepingen (‘page views’) per maand (inloggen niet nodig).
Nieuwe Flow abonnementen
Gelijk aan de wijzigingen bij PowerApps zijn er per oktober 2019 wijzigingen in de Microsoft Flow abonnementen. Er komt een nieuw ‘per gebruiker’ abonnement. Een medewerker die zo’n abonnement heeft toegewezen kan een ongelimiteerd aantal werkstromen en bedrijfsprocessen maken en uitvoeren. De prijs zal USD 15 per gebruiker per maand bedragen.
Voor een lage instap of voor organisaties met een beperkt aantal werkstromen en veel gebruikers komt het nieuwe ‘Flow per bedrijfsproces’ abonnement. De prijs bedraagt USD 500 per maand voor maximaal 5 actieve werkstromen en kan uitgebreid worden voor USD 100 per werkstroom per maand.
Licentieadvies
Nogmaals, raadpleeg alstublieft de officiële Microsoft licentiedocumenten zoals de Productvoorwaarden en Online Service Terms voor gedetailleerde voorwaarden en samenstelling van abonnementen. Heeft u hulp nodig bij het maken van slimme keuzes voor uw softwarelicenties of cloud abonnementen, neem dan contact op met een van de Quexcel Microsoft licentie experts.