MKB organisaties die Office 365 applicaties op een netwerkserver willen gebruiken waren genoodzaakt om een Office 365 Enterprise E3 of E5 abonnement af te sluiten. Met de komst van ‘Office 365 Business shared computer activation’, eerder dit jaar, is dat veranderd. Kleine en middelgrote organisaties kunnen nu de ‘Office 365 Business shared computer activation’ optie gebruiken voor gebruik op een netwerkserver. Er zijn wel wat beperkingen, een overzicht.
Microsoft 365 Business
OM te beginnen is de optie om Office 365 Business applicaties te gebruiken met Remote Desktop Services (RDS) of Citrix alleen toegestaan wanneer Office 365 Business een onderdeel is van een Microsoft 365 Business abonnement. Een uitsnede van de oktober 2019 Online Services Terms (met nadruk):
Installation and Use Rights
Each user to whom Customer assigns a User SL must have a work or school account in order to use the software provided with the subscription. These users:
- may activate the software provided with the SL on up to five concurrent OSEs for local or remote use;
- may also install and use the software, with shared computer activation, on a shared device, a Network Server, or on Microsoft Azure or with a Qualified Multitenant Hosting Partner. A list of Qualified Multitenant Hosting Partners and additional deployment requirements are available at www.office.com/sca. This shared computer activation provision only applies to Customers licensed for Office 365 Business when Office 365 Business is licensed as a component of Microsoft 365 Business; and ….
Wij adviseren u altijd de officiële Engelstalige documenten te raadplegen omdat de naar het Nederlands vertaalde documenten niet altijd eenduidig zijn.
Office Deployment Tool
De Microsoft Office Deployment Tool is uw manier om Office applicaties met gedeelde computer activatie te implementeren. Wanneer u ‘group policies’ wilt inzetten om gedeelde computer activatie mogelijk te maken zal dat – volgens Microsoft – niet werken met Office 365 Business omdat deze versie geen ‘group policies’ ondersteunt.
Harde limiet
Alle Microsoft ‘business’ abonnementen hebben een harde limiet van maximaal 300 gebruikers. Abonnement nummer 301 kan eenvoudig niet geactiveerd en gebruikt worden. Aan de andere kant kunnen vandaag de dag ‘Business’ en ‘Enterprise’ abonnementen samen gebruikt worden (beiden werken vanaf hetzelfde cloud platform). Wanneer u een organisatie van middelgrote omvang bent en tegen de limiet van 300 gebruiker aanloopt, kunt u gebruikers Office applicaties blijven bieden door Office 365 E3 abonnementen aan te schaffen. Maar pas op voor de valkuil. Office 365 E3 bevat de Office 365 ProPlus applicaties, en dat is een ander product. Om compliant te zijn zult u dus twee aparte RDS of Citrix applicaties silo’s moeten inrichten. Een met Office 365 Business applicaties voor gebruikers met een Microsoft 365 Business abonnement en een met Office 365 ProPlus applicaties voor gebruikers met een Office 365 E3 abonnement.
Documenteren
Omdat een netwerkinstallatie van de Office 365 applicaties met ‘shared computer activation’ niet geregistreerd wordt als één van de vijf toegestane installaties is het slim om vast te leggen hoe u Office 365 applicatiegebruik hebt ingericht, welke gebruikers u welk abonnement toewijst en hoe u compliance borgt. Dit zal erg handig zijn wanneer uw organisatie een Microsoft licentieverificatie of audit tegemoet ziet. Een beheerde Software Asset Management dienst kan u hierbij helpen.
Ondersteuning
Heeft u behoefte aan meer informatie over of ondersteuning bij uw Microsoft cloud uitrol of abonnementen, neem dan contact op met een van onze cloud- en licentiedeskundigen om u te helpen.