Vanuit het Overijsselse Hasselt werkt aannemer Schagen Groep dagelijks aan de toekomst. Hoe? Door het realiseren en onderhouden van infrastructuur en vastgoed om trots op te zijn. Zoals elk bedrijf van enig formaat, kan ook de Schagen Groep daarbij niet zonder goede hardware en software. Softwarefabrikanten controleren ondertussen streng of hun software wel conform de voorwaarden wordt gebruikt. Ben je niet compliant dan volgt een boete. Peter Uitslag, hoofd ICT: ‘Die voorwaarden zijn nogal complex en veranderen voortdurend. Ik kwam op een punt dat ik het niet meer kon volgen. Toen wist ik dat het tijd was een specialist in te schakelen.’
Compliant zijn is verplicht
Compliancy – aantonen dat je software op de juiste manier gebruikt – vormt een belangrijke taak van elke organisatie. Kies je ervoor een zakelijke licentie af te sluiten dan wordt het aantal licenties netjes digitaal geregistreerd en is de eerste horde richting compliancy genomen. Toen de Schagen Groep groter werd, besloten ze dan ook hierop over te stappen. Peter: ‘Maar ook dan komt Microsoft controleren: hebben we bijvoorbeeld wel genoeg licenties voor het aantal werknemers? Ik was 80 uur bezig met het uitzoeken van dat hele licentieverhaal mét het risico dat ik het alsnog niet goed deed. Waar wij behoefte aan hadden, was iemand die ons softwaregebruik kon analyseren én monitoren. Daarom belde ik Peter van Uden van Quexcel.’
Een hele opluchting
Een van de diensten van Quexcel is beheerde Software Asset Management (SAM). Daarmee monitort Quexcel drie dingen: (1) in hoeverre je voldoet aan de kleine lettertjes van de software, (2) de balans tussen het gebruik en de licenties en (3) praktische zaken als: is de security nog up-to-date, van welke software verloopt de support binnenkort, zijn er slapende gebruikersaccounts? Peter: ‘Toen ik dat hoorde, was ik vrij snel om en inmiddels zijn we zes jaar verder. Voor onderdeel 3 hebben wij ook interne tooling draaien, maar van de onderdelen 1 en 2 maken we dankbaar gebruik. In het begin was Quexcel behoorlijk aan het puinruimen, maar binnen een jaar hadden we de boel op orde. Een hele opluchting.
Met SAM wordt onze licentiepositie 24/7 gemonitord. Daarom zitten we elk kwartaal met Quexcel om tafel om te evalueren en acties uit te zetten. En wat ook prettig is: we hebben advies en koop gescheiden. Daardoor kan ik erop vertrouwen dat het advies vanuit Quexcel onafhankelijk is.’
Onze basis staat nu als een huis
‘Zoals in bijna elke organisatie staan Outlook, Word en Excel aan de basis van ons werk. Dat moet gewoon goed zijn. Het vervelende is: dan heb je net je omgeving stabiel op een licentiemodel, heeft Microsoft een nieuw licentiemodel bedacht. Gelukkig komt Quexcel steeds tijdig met dergelijk nieuws én met advies. Ik waardeer Peter van Uden en zijn team enorm als expert op het gebied van Microsoft-licenties. Als Microsoft hier over de vloer komt en we laten zien dat we gebruik maken van de beheerde SAM-dienst van Quexcel, dan zie je ze denken: dan zit het hoogstwaarschijnlijk wel goed. Dat zegt mij genoeg.’