Dit lijkt een eenvoudige vraag met een net zo eenvoudig antwoord. Maar wanneer we de vraag stellen tegen de achtergrond van Microsoft licentieregels is het antwoord zo eenvoudig niet meer. Een duidelijke uitleg over ‘de gebruiker’ in Microsoft licentieterminologie.
Leestijd: 3 minuten
Wat u als klant mag, of juist niet mag doen met een stuk Microsoft technologie staat beschreven in uw overeenkomst en bijbehorende voorwaarden voor gebruik. De meeste van de voorwaarden voor gebruik kunt u online vinden. Raadpleeg alstublieft altijd deze officiële documentatie. De informatie hieronder is een populair geschreven uittreksel en geen juridische basis.
Gebruiker
In de documentatie kunt u lezen dat op gebruik gebaseerde licenties, zoals een toegangslicentie (client access license) een licentie per gebruiker vereisen. Maar wat is nu deze ‘gebruiker’? De term ‘gebruiker’ (Engels: ‘user’) is niet beschreven of uitgelegd in de woordenlijst of bij de definities. Maar in het algemeen is een gebruiker een natuurlijke, levende, enkelvoudige persoon die de Microsoft technologie gebruikt of toegang tot die technologie heeft. Deze gebruiker moet onderdeel zijn van de ‘klant’ (organisatie) of een van haar bijbehorende organisaties (Engels: ‘affiliate’), zoals een zuster- of dochteronderneming. In de meeste gevallen betreft het een medewerker /-ster. In de documentatie vinden we meer type gebruikers, wat betekenen zij dan?
Gelicentieerde gebruiker
Het eerste type ‘speciaal’ is de gelicentieerde gebruiker. De gelicentieerde gebruiker is een gebruiker – de enkelvoudige persoon – aan wie een licentie is toegewezen. Zoals u wellicht weet, bent u zodra u een overeenkomst met Microsoft aangaat verplicht om een licentie-administratie te voeren. U bent verplicht om in deze administratie licenties toe te wijzen aan die enkelvoudige persoon die daarmee de gelicentieerde gebruiker wordt. En uitsluitend een gelicentieerde gebruiker is gerechtigd om de bijbehorende software te installeren, gebruiken, weer te geven of op enige andere wijze interactie mee te hebben. Dus vergeet alstublieft niet om zo’n administratie te starten en onderhouden, of gebruik daarvoor een tool of beheerde service om dat te doen.
Gekwalificeerde gebruiker
In sommige licentiecontracten, zoals de Open Value Subscription, vindt u de term ‘gekwalificeerde gebruiker’ (Engels: qualified user). Dit is een speciaal type gebruiker, een speciaal type persoon. Een gekwalificeerde gebruiker is een gebruiker (zie boven) van een ‘gekwalificeerd apparaat’. De term ‘gekwalificeerd apparaat’ hier uitleggen geeft dit artikel een leestijd van 15 minuten, dus laten we u uitleggen dat in het algemeen een gekwalificeerd apparaat een laptop, personal computer of tablet is die Windows Professional kan draaien.
De gekwalificeerde gebruiker bestaat omdat sommige licenties in sommige overeenkomsten berekend moeten worden voor ‘alle gekwalificeerde gebruikers’. Bijvoorbeeld de Core Client Access licentie*, deze licentie moet worden toegewezen, berekend en gerapporteerd voor alle gekwalificeerde gebruikers, ongeacht of deze gebruikers de technologie gebruiken of niet.
Externe gebruiker
Wanneer we het hebben over een externe gebruiker, betekent dit dan ook dat er een interne gebruiker bestaat? Ja, die is er, maar dat is de reguliere ‘gebruiker’ zoals we die hierboven beschreven hebben. De externe gebruiker (Engels: external user) is een gebruiker die geen medewerker, vertegenwoordiger of on-site contractant is. Omgekeerd, iedereen die geen externe gebruiker is, is daarmee een ‘gebruiker’.
De externe gebruiker bestaat omdat iedereen die de technologie gebruikt een licentie moet hebben. Echter, gebruikers kun je tellen (loop even langs de afdeling personeelszaken ….), maar externe gebruikers kun je soms niet tellen. Voor sommige technologie (zoals de oude vertrouwde Skype for Business server) hebben externe gebruikers geen licentie nodig. Of .. wanneer het aantal externe gebruikers onbekend of juist heel erg groot is, zoals gebruikers via een website, biedt Microsoft een ‘per core’ licentiemodel zodat externe gebruikers niet apart van een licentie hoeven te worden voorzien (voorbeeld: SQL Server per core licenties).
Helpende gebruiker
De laatste categorie in dit artikel is de helpende gebruiker. Dit s een van onze ervaren licentieconsultants van Quexcel die u met plezier helpen alles rondom uw Microsoft licenties zo duidelijk mogelijk te krijgen. Heeft u nog vragen of wilt u advies of hulp? Neem dan contact op met een van de helpende gebruikers.
* Onderdelen van de Core Client Access License (Core CAL Suite): toegangslicenties voor Windows Server, Exchange Server, SharePoint Server, Skype for Business Server en aangevuld met System Center Configuration Manager Client Management License en System Center Endpoint Protection Client Management License.