De Microsoft Productvoorwaarden (Engels: Product Terms) en Voorwaarden voor Online Diensten (Engels: Online Services Terms) zijn Microsoft’s gebruiksvoorwaarden voor het gebruik van hun technologie, lokaal geïnstalleerd of via de cloud afgenomen. Deze voorwaarden worden elke maand bijgewerkt en online gepubliceerd en maken een integraal onderdeel uit van het contract dat een klant met Microsoft heeft afgesloten. Hoewel de voorwaarden voor de kant zijn, lezen de meeste klanten deze voorwaarden niet. Bij Quexcel bestuderen wij de documenten maandelijks en brengen u – meestal via ons Twitter kanaal – op de hoogte van de belangrijkste wijzigingen. Onderstaand brengen wij u enkele belangrijke wijzigingen in de januari 2020 edities van deze juridische documenten.
Leestijd: 4 minuten
Voorwaarden voor Online Diensten
In de januari 2020 editie van de Voorwaarden voor Online Diensten valt op dat de Voorwaarden voor Bescherming van persoonsgegevens, Modelcontractbepalingen en AVT voorwaarden van de Europese Unie zijn verwijderd en zijn ondergebracht in een afzonderlijk document; Bescherming van persoonsgegevens voor Online Diensten (GBO). Daarnaast heeft Microsoft de ‘privacy documenten’ aangepast met meer specifieke instructies en beperkingen. Een kort overzicht van de aanpassingen in de GBO:
- Stelt Microsoft in staat Klantgegevens en Persoonsgegevens te verwerken als een verwerker voor drie geautoriseerde doelen: levering van de services, opsporen en oplossen van problemen en doorlopende verbetering.
- Sluit de verwerking van Klantgegevens en Persoonsgegevens uit voor gebruikersprofilering, adverteren of vergelijkbare commerciële doeleinden of marktonderzoek, tenzij dergelijke verwerking overeenkomstig de gedocumenteerde instructies van de Klant is.
- Verduidelijkt dat Microsoft de verantwoordelijkheden heeft van een verwerkingsverantwoordelijke indien deze Klantgegevens en Persoonsgegevens verwerkt voor bepaalde aanvullend opgenomen “legitieme bedrijfsactiviteiten”, met specifieke beperkingen.
- Voegt helderheid en aanvullende details toe op basis van feedback van Klanten (bijvoorbeeld omtrent hoe Klanten Microsoft kunnen vragen de gegevensverwerking van Microsoft onder de AVG te controleren).
Voor u als klant betekent de aanpassing meer duidelijkheid rondom het verwerken van uw gegevens door Microsoft. Tegelijk betekent het dat u nu twee documenten heeft om te raadplegen.
Een laatste aanpassing in de Voorwaarden voor Online Diensten is en aangepast overzicht van ‘Core Services in Bijlage 1 – Kennisgevingen waarin staat vermeld dat sommige diensten nu compliant zijn met de SOC standaard.
Productvoorwaarden
In de januari 2020 editie van de Productvoorwaarden zijn er slechts kleine wijzigingen, maar wel twee interessante inzake SQL Server.
De eerste is een nieuwe voorwaarden voor klanten die hun Hybrid Use Benefits voor SQL Server gaan inzetten. Hybrid Use Benefits is een recht onder actieve Software Assurance die klanten het recht geeft om hun licenties opnieuw toe te wijzen aan Microsoft Azure. Dit betekent dat klanten binnen Azure niet dubbel hoeven te betalen voor Windows Server en SQL Server, alleen hoeven te betalen voor de Azure infrastructuur en daarmee geld besparen. Voor SQL Server is het nu verplicht om dit gebruik binnen het Azure portal of via de ‘command line API’ aan te geven wanneer daar om gevraagd wordt. Daarmee heeft Microsoft de mogelijkheid om dergelijk gebruik van rechten te controleren.
Het tweede onderdeel benadrukt dat klanten die voor 31 maart 2020 SQL Server 2017 als OEM licentie kopen (OEM is een licentie gekocht met en gekoppeld aan de hardware) binnen 90 dagen na die aanschaf Software Assurance mogen aanschaffen en aan die licentie koppelen. Interessant, want voor Windows Server en SQL Server, als onderdeel van de ‘server pool’ aan producten was dit recht er altijd al. Wanneer we zorgvuldig lezen betekent dit dat Microsoft per 1 april 2020 stopt met de mogelijkheid om aan SQL Server OEM Software Assurance toe te voegen. Wanneer u dus gebruik wilt maken van deze mogelijkheid is het zaak om dat in het eerste kwartaal van 2020 te doen.
Helpende hand
De Microsoft Productvoorwaarden en Voorwaarden voor Online Diensten zijn aan te raden om te lezen – van voor- tot en met achterblad – voor alle Microsoft klanten en Microsoft partners. Wij adviseren daarbij de originele Engelstalige documenten. Maar kunt u de tijd niet vinden, vindt u de inhoud (juridisch) ingewikkeld of wilt u eenvoudigweg weten of u Microsoft technologie gebruikt in overeenstemming met de voorwaarden, neem dan contact op met een van onze licentie experts om u te helpen.