Veel te vaak zijn bedrijven die in een software audit zitten bang voor een tekort aan software licenties. Wat zij zich vaak niet realiseren is dat zij in het verleden voor duizenden euro’s teveel hebben uitgegeven aan software licenties als gevolg van ‘over licensering’. Zoals u weet kosten software licenties veel geld. Om op uw softwarekosten te besparen zijn hier zes redenen voor een teveel aan software licenties die Software Asset Management (SAM) helpt voorkomen (wacht alstublieft niet tot aan de audit om daarachter te komen, bespaar vandaag nog en start met SAM …).
Product standaardisatie
Organisaties die hun softwareproducten niet gestandaardiseerd hebben in versie en editie hebben een grotere kans op een teveel aan software licenties. De simpele reden is het gebrek aan overzicht in de softwareproducten en de bijbehorende licenties. Daarnaast komt het door het gebrek aan overzicht vaak voor dat de IT afdeling de verkeerde versie of editie toewijst aan de gebruiker van de software. Software Asset Management helpt om standaardisatie te realiseren en helpt daarmee direct een teveel aan licenties te voorkomen. Een mooi bijeffect is dat medewerkers meer productief zijn wanneer alle versies en edities binnen een organisatie dezelfde zijn omdat zij geen compatibiliteitsproblemen meer ervaren.
Standaardisatie van contracten
Wij komen het vaak tegen, organisaties die een grote hoeveelheid aan softwarecontracten hebben, hebben vaak een (groot) overschot aan softwarelicenties. Met veel softwarecontracten, vaak gebaseerd op ad hoc aankomen, is het zeer moeilijk om overzicht te behouden in de opgebouwde softwarerechten van de organisatie. Wanneer een medewerker bepaalde software nodig heeft kost het veel tijd om in alle contracten te duiken om na te gaan of er al een softwarelicentie aanwezig is. Om tijd te besparen, meestal wanneer het om ‘slechts’ een klein aantal licenties gaat, wordt er een nieuwe aankoop gedaan. Een gedegen inkoopmanagement en beheer van softwarecontracten – als onderdeel van SAM – voorkomt dit type van teveel aan licenties.
Gebruik van verkeerde media
De meeste uitgevers van software sturen al jaren geen media meer naar klanten toe. Wanneer een contract (digitaal) is ondertekend verschijnt de media in het softwareportaal voor de klant. Wanneer de uitgever bijvoorbeeld Microsoft is dan is dit portaal het Volume Licensing Service Center (VLSC) of het Microsoft Volume Licensing Center (MVLC) voor de Microsoft Products and Services Agreement (MPSA). Wanneer u – als voorbeeld – Microsoft Visio Standaard in uw contract heeft dan zie u in uw portaal de media download voor Visio Standaard, maar ook Visio Professional en Visio Premium. Dit doet Microsoft om het u eenvoudiger te maken wanneer u meer licenties of andere edities van dit product nodig heeft. U hoeft dan niet te wachten tot de administratie is ‘gedaan’. Maar wanneer een IT medewerker de verkeerde media gebruikt om Visio te installeren starten de problemen. Bijvoorbeeld het gebruik van de Visio Premium media om Visio op een computer van een medewerker te installeren betekent tegelijk dat een licentie van Visio Premium nodig is. Dus wanneer de organisatie ‘denkt’ dat zij een dozijn Visio Standaard in gebruik heeft en de auditor ontdekt bij een inventarisatie 12 stuks Visio Premium zal dit bedrijf de ontbrekende licenties moeten aanschaffen. Jammer van het geld, want deze editie is niet wat daadwerkelijk in gebruik moet zijn. Software media management is een onderdeel van SAM.
Ongecontroleerde installaties
Binnen organisaties zijn er vaak medewerkers die ‘administrator rechten’ nodig hebben om hun werk te kunnen doen. Denk aan software ontwikkelaars, IT medewerkers zelf, engineers en zo verder. Met het hebben van deze administrator rechten installeren deze medewerkers vaak zelf software zonder zich te realiseren wat de consequenties voor de organisatie kunnen zijn. Dus wanneer het technisch beperken van de mogelijkheid om zelf software te installeren geen optie is, is het zaak ervoor te zorgen dat er duidelijke geschreven richtlijnen zijn; software use policies. Deze richtlijnen helpen deze specifieke medewerkers zich bewust te zijn van de risico’s en dienovereenkomstig te handelen (door bijvoorbeeld geen software te installeren zonder toestemming van de IT afdeling of de afdeling Software Asset Management). Dit soort geschreven richtlijnen – zoals de software use policies – zijn onderdeel van een goed SAM.
Gebruik van Citrix
Ja, inderdaad. Het gebruik van Remote Desktop Services (RDS) of Citrix is vaak een reden voor een uiteindelijk teveel aan software licenties. Denk even terug aan Microsoft Visio als voorbeeld. Traditioneel is Microsoft Visio een licentie die per apparaat is toegewezen. Wanneer Visio geïnstalleerd is op een RDS of Citrix server gebruiken veel bedrijven een management tool (zoals RES Workspace Manager of System Center) om de toegang tot de software alleen toe te staan aan bepaalde medewerkers die die software nodig hebben. Dat is echter – dus – gebaseerd op een gebruikersprofiel. Wanneer zo’n medewerker met rechten in zijn of haar profiel inlogt op een andere dan de eigen computer en waar geen licentie aan is toegewezen ontstaat direct incompliancy. Tijdens een audit zal dit zeer waarschijnlijk ontdekt worden en de software uitgever zal u dwingen de ontbrekende licenties alsnog aan te schaffen. Licenties die u verder niet gebruikt anders dan compliant worden. Ook hier geldt, goede geschreven richtlijnen en een goed besef van medewerkers dat zij alleen gebruik mogen maken van computers waar een licentie aan is toegewezen voorkomt dit type ‘over licentiëren’.
Licentiebeheer
Het lijkt niet alleen een open deur, dat is het ook. Maar toch komen wij het vaak tegen. Het ontbreken van gedegen software licentie beheer is ook weer een reden voor het hebben van een teveel aan softwarelicenties. Wanneer er binnen de organisatie geen licentiedatabase is, of deze is niet actueel is het zeer waarschijnlijk dat onnodige aankopen worden gedaan. Alleen al om de eenvoudige reden dat ‘mensen’ die verantwoordelijk zijn voor de aankoop of het toewijzen van de licenties, of de IT medewerkers die de software installeren eenvoudigweg niet weten dat de organisatie als een licentie bezit die gebruikt kan worden. Het opzetten en onderhouden van een licentiedatabase voorkomt dit en ook dat is een onderdeel van Software Asset Management.
Dit zijn slechts zes redenen waarom bedrijven, overheden en instellingen teveel softwarelicenties in huis hebben en wat met Software Asset Management voorkomen kan worden. Natuurlijk zijn er nog meer redenen voor ‘over licentiëren’, maar wanneer we die allemaal opschrijven wordt deze blogpost al snel een boek (en misschien weet u het al, dat boek bestaat eigenlijk al en noemen we ISO 19770-1 …).
Als afsluiting. Op het tweed punt in dit bericht na – waar een teveel aan licenties al aanwezig is – zal een uitgever van software u dwingen om aanvullende licenties voor het ‘teveel aan gebruik’ aan te schaffen om compliant te worden. Dit zorgt voor een onverwacht en ongewenst gat in uw softwarebudget voor licenties die u nooit als zodanig gaat gebruiken anders dan om ‘compliant te worden.’ Duizenden euro’s verspilt …. U kunt dit voorkomen door vandaag nog met Software Asset Management te starten en niet te wachten tot de auditor op uw deur klopt. Wilt u meer weten over wat SAM voor u kan doen? Neem dan gerust contact met ons op.
Quexcel
The Power of Knowledge